고객을 맞이하는 우리의 자세
직접 방문하시는 경우
- 고객께서 주차 및 방문에 불편함이 없도록
- 현관 앞 주차장 8면을 민원인 전용 주차장으로 지정하여 운영하겠습니다.
- 노약자나 몸이 불편하신 고객이 방문하였을 경우 친절 도우미가 1분 이내에 원하는 부서에 모셔다 드리고 최대한 편의를 제공하겠습니다.
- 고객이 원하시는 부서와 담당자를 쉽게 찾을 수 있도록
- 고객이 원하시는 부서를 1분 이내에 찾을 수 있도록 현관에 친절 도우미 1 명을 배치하고, 사무실 위치도를 게시하겠습니다.
- 각 부서의 주된 출입구에 부서 명패와 직원의 사진 및 담당업무가 표시된 직원 안내도를 게시하고, 부서 내 담당자의 위치를 신속히 찾을 수 있도 록 좌석표찰을 게시하겠습니다.
- 방문하신 고객을 맞이할 때에는
- 밝고 다정한 모습으로 “어서 오십시오. 무엇을 도와드릴까요?” 라고 반갑 게 인사하며 고객을 맞이하겠습니다.
- 업무처리 중에 고객을 대하게 되면 하던 일을 5초 이내에 중단하고 고객의 말씀을 경청하겠으며, 부득이 대기상황 발생 시는 필요에 따라 적절한 양 해를 구하되 3분 이상 기다리지 않도록 하겠습니다.
- 고객이 사용하고자 하는 사무기기(복사기, FAX, 전화기 등)는 먼저 들은 직원이 5초 이내에 사용할 수 있도록 도와 드리겠습니다.
- 인터넷이 가능한 민원인 전용 컴퓨터를 설치하여 상시 사용할 수 있도록 하겠습니다.
- 냉·온수기, 무료 자판기 등을 설치하여 민원인에게 최대한 편의를 제공 하겠습니다.
- 고객 편의를 위한 민원인 석에는 메모지, 일간지, 간행물 등을 비치하겠습니다.
- 민원실 내에 작은 문고를 설치하여 고객이 대기하시는 동안 지루하지 않도 록 하겠습니다.
- 찾으시는 담당자가 없을 경우에는
- 다른 직원이 고객의 말씀을 경청하고 업무대행이 가능한 부분은 즉시 처리 해 드리겠습니다.
- 담당직원과 직접 상담해야 할 경우에는 업무 담당자의 현재 소재를 확인하 여 면담 가능 여부 및 시간을 알려 드리겠으며, 담당자가 청 내에 있을 경우 에는 10분 이내에 고객과 면담이 이루어지도록 하겠습니다.
- 다른 부서 업무일 경우에는
- 해당 부서로 직접 안내하거나 부서의 위치와 담당자를 안내하여 드리겠습니다.
- 고객께서 일을 마치고 가실 때에는
- 고객의 민원에 대한 궁금증 해소 및 처리과정의 불편사항 등에 대해 적절한 쿠션언어와 함께 “안녕히 가십시오. 또는 좋은 하루 되십시오”라고 정중히 인사하겠습니다.
전화를 걸어오시는 경우
- 전화를 주신 고객에 대하여는
- 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받겠습니다.
- 전화를 받을 때는 “인사말, 000과 000입니다”라고 소속과 이름을 정확히 밝 히겠습니다.
- 전화벨이 3번 이상 울린 후 받을 때는 “인사말, 000과 000입니다. 늦게 받아 죄송합니다.”라고 친절하게 받겠습니다.
- 문의사항에 대하여 바로 답변할 수 없을 경우에는 적절한 양해를 구한 후 연락처를 메모하여 약속한 시간 내에 전화를 드리도록 하겠습니다.
- 고객과 담당자와의 신속한 연결을 위해 업무와 전화번호가 포함된 직원일람 표를 비치하겠습니다.
- 전화를 담당자에게 연결할 경우
- 고객과의 통화요지를 담당자에게 전달하여 고객이 같은 말을 되풀이 하지 않도록 하겠으며, 10초 이내에 연결해 드리겠습니다.
- 고객전화가 끊길 경우를 대비하여 “고객님의 전화를 00과 000담당자에게 돌려 드리겠습니다. 혹시 전화가 끊어지면 000-0000번호로 전화하셔서 000직원을 찾아주시기 바랍니다.”라고 친절히 안내하여 드리겠습니다.
- 통화 희망자가 부재중인 경우
- 담당자의 부재 사유를 설명하고 고객의 이름, 용건, 전화 받은 날짜와 시간, 전화번호 등을 메모한 후 전화 받은 본인의 이름을 기재하여 담당자에게 전 달하고 담당자가 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
- 전화 통화가 끝났을 때는
- 상황에 맞는 적절한 쿠션언어와 함께 “감사합니다. 또는 좋은 하루 되십시 오” 등으로 인사드린 후 고객께서 전화를 끊으신 후에 수화기를 내려놓겠습니다.
우편·FAX·인터넷으로 서비스를 요청하는 경우
- 우편·FAX 민원의 경우
- 신속한 처리를 위하여 접수 후 10분 이내에 담당자에게 전달해 드리겠습니다.
- 처리 절차에 대하여 고객이 궁금해 하지 않도록
- 민원 접수 후 담당자는 1시간 이내에 민원 처리에 소요되는 시간, 절차, 문의 처 등을 고객에게 알려 드리겠으며 방문 수령, 우편, 팩스 중에서 고객이 원 하는 방법으로 처리 민원서류를 교부하도록 하겠습니다.
- 전북특별자치도전주교육지원청 홈페이지
- (www.jbjje.kr : 민원안내 > 질의응답)에 접 수된 의견에 대해서는 가능한 당일 내 답변을 원칙으로 하고, 시간을 요하 는 경우에는 최소한 48시간 이내에 답변해 드리겠으며 답변 내용에 담당 부서, 담당자, 전화번호를 함께 기재하겠습니다.